Prowadząc biznes na początku dwudziestego pierwszego wieku należy pogodzić się z tym, że klasyczne podejście do zarządzania kolejnymi projektami nie musi być już wystarczające. Co więcej, zamiast przynosić korzyści może przyczynić się do znaczącego spadku wydajności. Czas więc zainteresować się nowszymi rozwiązaniami, w tym przede wszystkim zarządzaniem procesowym.
Niedostatki klasycznego zarządzania projektami
Model pionowy, nazywany też klasycznym, przewiduje nie tylko podział firmy na działy, ale i względną ich niezależność wobec siebie. Każdy z nich wykonuje swoje obowiązki, ma to jednak miejsce w oderwaniu od innych. Zadania są wąskie i dokładnie określone, działy mogą więc poszczycić się sporym stopniem specjalizacji. Niestety, wykonywanie jedynie własnych obowiązków ma też wady. Brak zainteresowania tym, co dzieje się z produktem pracy poszczególnych działów sprawia, że ewentualne błędy długo pozostają niezauważone. Co gorsza, gdy dojdzie do ich wychwycenia, trudno je eliminować, bo brakuje mechanizmów pozwalających działom na współpracę.
Na czym polega zarządzanie procesowe?
Zarządzanie procesowe to termin wykorzystywany podczas opisywania całości działań obejmujących nie tylko planowanie, ale i wykonywanie określonych czynności wewnątrz firmy. Nie ma tu miejsca dla struktury pionowej. Kluczowe znaczenie w zarządzaniu procesowym ma – zgodnie z jego nazwą – obsługa samego procesu, a ten może angażować w tym samym czasie różne działy w firmie zmuszając je do współpracy. Co więcej, zarządzanie procesowe dopuszcza wydzielenie zespołów, które będą się składać z przedstawicieli wszystkich działów. To właśnie one są odpowiedzialne za nadzór procesów dbając także o wymianę informacji, a więc coś, o co jest niezwykle trudno w modelu pionowym.
Zarządzanie procesowe – przegląd korzyści
Zarządzanie procesowe jest wysoko cenione przede wszystkim dlatego, że zapewnia większą skuteczność działań podejmowanych przez pracowników firmy. Zwykle wspomina się w tym kontekście o kontroli celów, zarządzanie procesowe pozwala jednak również na skuteczną kontrolę zasobów, efektywności, a przede wszystkim – współpracy między działami. To właśnie ona wydaje się najistotniejsza. Nie tylko dopracowuje produkt lub usługę, ale i ułatwia ustalenie najlepszego sposobu działania podczas produkcji.
Dzięki stałej wymianie informacji oraz dostępowi do tych najbardziej aktualnych, zarządzanie procesowe sprawia, że mniej dotkliwe stają się tarcia między działami. Ich przedstawiciele przestają rywalizować ze sobą, bo zaczynają dostrzegać, że takie działanie jest dla nich szkodliwe. Zmniejszenie się napięć pozwala na skupienie sią na działaniach znacznie ważniejszych dla firmy jako całości. Co przy tym warte podkreślenia, zarządzanie procesowe nie jest rozwiązaniem tworzonym jedynie z myślą o korporacjach. Jego założenia mogą być wprowadzane z powodzeniem także do niewielkich firm. Jego nieoczekiwaną zaletą jest też to, że pozwala na lepszą kontrolę nad budżetem przedsiębiorstwa i jego wydatkowaniem.
